Sudah familiar dengan Foru Transfer? Sudah pernah menggunakannya? Foru transfer adalah satu dari beberapa inovasi yang dikeluarkan Tim IT Fortune Group tahun ini. Selama pembuatan inovasi aplikasi tersebut Tim IT tak jarang menjumpai berbagai kritikan dan masukan yang mereka maknai sebagai wake up alarm untuk menjadi lebih baik. Dengan cara pandang positif dan sikap bersemangat untuk melayani warga, tahun ini Tim IT mempersembahkan 5 inovasi yang diharapkan bisa membantu warga bekerja lebih efektif dan efisien. Apa saja dan bagaimana proses pembuatan inovasi-inovasi tersebut?
Yuk simak wawancara kami dengan tim IT!
Boleh diceritakan inovasi aplikasi baru apa saja yang dikeluarkan oleh tim IT tahun ini?
Karena tim IT punya tugas membangun dan mengembangkan Aplikasi Sistem yang cukup banyak modulnya, seperti Aplikasi Keuangan dan HCD, waktu kerja kami banyak terserap di pengembangan Aplikasi Sistem yang telah ada. Namun tahun ini ada 5 KPI Sistem Aplikasi yang ditargetkan ke IT untuk dikembangkan, termasuk 2 Aplikasi baru yaitu Foru Transfer yang sudah direalisasikan dan satu aplikasi lagi yang akan release akhir tahun. Tiga inovasi lainnya adalah:
IT Ticketing System ditujukan untuk semua warga yang butuh bantuan IT perihal Aplikasi atau Help Desk, sehingga
bisa termonitor oleh tim IT dan lebih terpusat. Tim IT bisa saling backup dan reminder jika ada outstanding job, juga ada job log atau data historis tentang semua request warga, jadi jika di tahun-tahun depan ada problem yang sama bisa refer solusinya ke data historis di sini. IT Ticketing System juga punya menu Knowledge Sharing yang ditujukan untuk berbagi informasi serta tips & tricks seputar IT seperti copy kontak dari handphone ke google drive, macam-macam shortcut di microsoft office, dan sebagainya yang tiap bulan akan bertambah.
Lalu ada BSC KPI Monitoring Report aplikasi web ini dibuat untuk mencatat progress pencapaian bisnis masing-masing business unit setiap bulan atas target yang telah diberikan. Dari sini, BOD bisa melihat dan memantau progress masing-masing business unit via web. Aplikasi ini belum diimplementasikan karena masih menunggu konfirmasi lebih lanjut dari Bapak Rochim selaku PIC Management System.
Selanjutnya ada Qlikview (KPI Monitoring Dashboard), kami membantu pihak ketiga yang ditunjuk langsung oleh Rajawali Corpora untuk mengembangkan aplikasi ini. Aplikasi ini bertujuan untuk dapat memantau progress pencapaian setiap Perusahaan Grup Rajawali Corpora dalam format yang sama secara online. Semua perusahaan menggunakan satu Aplikasi Business Intelligence yang cukup ternama dan best practice di dunia, yaitu Qlikview. Disini sejumlah Laporan Keuangan dan Laporan Operasional dengan format standar yang telah ditentukan Rajawali
harus ditampilkan setiap perusahaan secara online. Kami bekerjasama dengan teman-teman dari tim Finance. Saat
ini baru selesai proses perumusan dan pengambilan data transaksi untuk pelaporan data keuangan grup Fortune. Targetnya di akhir Oktober harus sudah launch atau online dan dapat diakses oleh BOD Fortune juga Rajawali Corpora. Tahap berikutnya adalah pengembangan dan penambahan laporan secara berkala oleh tim IT pada masing-masing business unit. Seru sih, bagi kami ini adalah mainan baru tapi sekaligus membuat pusing tim IT juga, hehe.
Tujuan/latar belakang mengeluarkan masing-masing aplikasi tersebut?
Rata-rata berdasarkan kebutuhan user, baik diminta maupun tidak. Ada kebutuhan yang tidak diminta seperti Foru Transfer. Selain untuk membantu warga dalam proses pengiriman file besar dengan lebih cepat, tujuan pembuatan Foru Transfer adalah untuk menghemat internet bandwidth kantor. Setiap inovasi yang kami keluarkan adalah hasil dari analisa kami atas kebutuhan yang berdasar pada keseharian request/complain/problem user. Pada akhirnya, tujuan utama dari semua aplikasi yang dibuat oleh tim IT adalah untuk mempermudah kinerja warga agar lebih efektif dan efisien.
Berapa lama proses perancangan dan pembuatannya hingga akhirnya release ke warga?
Kalau berbicara proses pembuatan dari aplikasi bisa berbeda-beda setiap aplikasinya, baik waktunya dan pengerjaannya pun berbeda. Proses perancangannya pun bergantung pada ketersediaan sumber daya manusia dari tim IT. Hal ini juga karena tim IT bekerja secara rangkap, banyak aplikasi yang kita kembangkan dan inovasi-inovasi
aplikasi yang baru, untuk aplikasi keuangan.
Bagaimana proses pembuatan masing-masing aplikasi tersebut? Adakah tantangan dan kesulitan yang dihadapi?
Kami menjalankan serangkaian proses standar yaitu analisa, survei, desain, pengembangan aplikasi, dan implementasi. Tantangannya ada pada merubah kebiasaan warga dan membutuhkan waktu yang cukup lama. Contohnya saat merubah kebiasaan warga untuk beralih dari we transfer ke Foru Transfer. Dan rata-rata untuk setiap implementasi aplikasi baru seperti itu prosesnya, membutuhkan waktu. Mungkin akan lebih efektif jika setiap
implementasi aplikasi baru diikuti dengan kebijakan baru untuk mewajibkan penggunaanya.
Bagaimana tim IT mensiasati tantangan tersebut?
Biasanya kami coba untuk mensosialisasikan aplikasi baru via email, atau dengan mengintegrasikan aplikasi yang baru tersebut dengan aplikasi yang lama. Sehingga user secara bertahap dapat menggunakan aplikasi baru tersebut
karena datanya dibutuhkan oleh aplikasi yang lainnya. Setiap ada aplikasi yang baru kami juga selalu mengkomunikasikannya kepada warga agar mereka semua tahu bahwa ada aplikasi yang baru dari IT.
Siapa saja pihak yang terlibat dalam pembuatan inovasi-inovasi tsb?
Untuk pembuatan inovasi-inovasi aplikasi tentu saja Tim IT yang mengerjakannya. Namun kami juga membutuhkan informasi akurat terkait pembuatan aplikasi, nah biasanya kami butuh narasumber yang menguasai ruang lingkup aplikasi yang ingin kami buat. Jadi kalau kita sedang membuat aplikasi finance kami membutuhkan informasi dari tim finance sehingga aplikasi yang nantinya release bisa maksimal.
Dari aplikasi baru yang sudah ada, mana yang mulai sering digunakan oleh warga?
Dari beberapa aplikasi yang kami buat terdapat beberapa aplikasi yang mulai sering digunakan yaitu Aplikasi Finance (Adsys, Voucher, Media dsb) , Aplikasi HCD (absensi, PMS dsb), dan Aplikasi GA (Stationary). Yaa semoga
kedepannya semakin banyak aplikasi dari tim IT yang sering digunakan oleh warga.
Apakah pernah mendapat kritikan atau saran dari inovasi yang dibuat?
Wah kalau kritikan ya bisa dibilang sering, hehe. Bisa dikatakan itu adalah bagian dukanya. Namun kita anggap
sebagai tantangan dan wake up alarm aja untuk lebih baik lagi. Kami mempunyai spirit untuk memberikan yang
terbaik untuk warga jadi kritikan yang kami terima bisa sangat membangun inovasi.
Kedepannya, inovasi apa lagi yang akan dibuat oleh tim IT?
Kedepannya kita sedang fokus untuk survey dan membuat Aplikasi Log Pitching yang bertujuan mengumpulkan
informasi atau data tentang pitching apa saja yang pernah diikuti oleh Fortune Group. Seperti kita ketahui,
pergantian Warga Fortune lumayan cepat. Harapannya dengan adanya Log ini, informasi pitching yang pernah
ditangani oleh Warga Fortune yang sudah resign dapat ter-record dengan baik, mulai dari contact person-nya serta
apa yang menjadi kegagalan/keberhasilan kita pada pitching-pitching tersebut. Sehingga dengan adanya ini warga
Fortune bisa belajar dari informasi yang ada dan mungkin bisa menjadi salah satu strategi kita dalam memenangkan
pitching kedepannya.
Harapan Tim IT atas inovasi yang telah dibuat?
Karena kami membuat semua aplikasi untuk warga pasti harapan kami agar aplikasi yang dibuat oleh tim IT bisa
digunakan oleh warga dengan baik, bisa mempermudah pekerjaan dan membantu kerja warga agar bisa maksimal.
Apa suka dukanya menjadi tim IT?
Karena pekerjaan kami dekat dengan teknologi pasti kami jadi lebih up to date dengan perkembangan teknologi IT.
Jadi bisa dibilang tim IT tidak gaptek lah, hehe. Kalau berbicara duka, mungkin karena dianggap up to date dengan
Teknologi IT, apapun yang baru dari dunia IT dianggapnya kita pasti tahu segalanya dan sering kali ditanya termasuk dimintai tolong untuk setting handphone baru.