Kebijakan whistleblowing merupakan sistem yang mengelola pengaduan/pengungkapan mengenai perilaku melawan hukum sekaligus wujud komitmen yang tinggi untuk menerapkan Tata Kelola Perusahaan yang Baik/Good Corporate Governance (GCG) sesuai dengan prinsip-prinsipnya.
Sebagai perusahaan terbuka, FORU melindungi seluruh pihak baik internal maupun eksternal yang berkeinginan untuk menyampaikan keluhan kepada Komite Audit atas segala informasi perusahaan yang dianggap tidak layak atau tidak akurat. Terutama, pengungkapan informasi terkait wilayah-wilayah penting perusahaan seperti laporan tahunan ataupun keuangan, press release, dan sebagainya. Kebijakan ini juga dibuat agar segala pelanggaran yang ditemukan pihak eksternal atau internal dapat segera ditindaklanjuti tanpa mengganggu kestabilan bisnis yang sedang berjalan, mempengaruhi citra dan reputasi perusahaan, sekaligus menciptakan iklim keterbukaan pada seluruh sumber daya perusahaan namun tetap memastikan bahwa pelapor dengan aduan benar tidak akan mengalami kerugian seiring dengan komitmen FORU untuk menjunjung tinggi etika, moral, dan hukum.
Tata Cara Penyampaian
- Melalui surat berisi uraian pengaduan yang ditujukan kepada: Komite Audit, Jalan Harsono RM No.2, Ragunan, Jakarta Selatan 12550
- Melalui nomor hotline yang dioperasikan oleh Audit Internal dan HCD: (021) 7827989 ext. 231
- Melalui email berisi uraian pengaduan yang dikirimkan ke: wbs@thefortuna.co
Penerimaan Laporan
- Seluruh aduan yang masuk ke Komite Audit dalam bentuk surat wajib dibuka oleh minimal dua anggota Komite Audit, sedangkan aduan melalui email dapat dilakukan oleh seluruh anggota Komite Audit. Surat yang sudah dibuka wajib dilaporkan ke anggota Komite Audit lainnya
- Setelah surat masuk, anggota Komite Audit yang ditunjuk membuat daftar pengaduan yang berisi:
- Uraian aduan
- Tindakan yang dilakukan berkaitan dengan aduan tersebut sebagai hasil penyelidikan pihak khusus yang ditunjuk
- Hasil pengkajian
- Keputusan yang diambil oleh Komite Audit berdasarkan tapi tidak terbatas pada rekomendasi Komisaris, dan lain-lain
- Akses terhadap Daftar Pengaduan dan berkas-berkas terkait terbatas pada anggota Komite Audit dan pihak-pihak lain yang ditunjuk atau disepakati oleh Komite Audit
- Pihak-pihak internal atau eksternal yang bermaksud untuk mengirimkan aduan dapat mengikuti tata cara yang telah disebutkan dengan:
- Menyebutkan nama tanpa permintaan khusus
- Menyebutkan nama tetapi disertai dengan permintaan khusus untuk merahasiakan identitas
- Tanpa menyebutkan nama
Seluruh pengaduan yang masuk, baik dengan atau tanpa nama, akan tetap diproses dengan mempertimbangkan isi dan bukti-bukti pengaduan. Tetapi, pelapor disarankan untuk mencantumkan identitas demi kemudahan proses penyelidikan. Harap diperhatikan bahwa pelapor memang tidak diwajibkan membuktikan tuduhannya namun demikian perlu disampaikan alasan alasan yang meyakinkan.
Penanganan dan Tanggapan atas Pengaduan
- Setelah aduan diterima, Komite Audit dalam rapat bersama Komite Audit akan menetapkan cara penanganan. Komite Audit dapat mendelegasikan penanganan atas aduan kepada tim khusus yang ditunjuk.
- Pelapor akan mendapat informasi berupa tindak lanjut dari aduan yang dikirimkan, kecuali pelapor tanpa identitas atau pelapor yang tidak menginginkan informasi tindak lanjut. Informasi tindak lanjut ini berupa:
- Pemberitahuan penerimaan aduan
- Indikasi langkah yang diambil untuk menangani aduan
- Pemberitahuan soal sudah atau belum dilakukannya penyelidikan awal
- Pemberitahuan soal dilaksanakan atau tidaknya penyelidikan lebih lanjut beserta alasannya
- Pelapor akan mendapatkan informasi berupa hasil penyelidikan dengan mempertimbangkan aspek hukum.
- Tim khusus yang ditunjuk oleh Komite Audit untuk melakukan penyelidikan harus melaporkan status penyelidikan beserta seluruh
langkah yang telah diambil di rapat berkala Komite Audit. - Seluruh berkas yang berkaitan dengan proses penyelidikan akan diperlakukan rahasia dan disimpan oleh Komite Audit atau pihak lain yang ditunjuk oleh Komite Audit selama lima tahun.
Larangan Pembalasan
Perusahaan dan seluruh karyawannya tidak diperkenankan mengambil langkah merugikan atas pihak yang telah beritikad baik menyampaikan
aduannya sesuai prosedur ini, seperti melecehkan, mengancam, menskors, memberhentikan, atau tindakan-tindakan diskriminatif lainnya.
Tuduhan yang Tidak mempunyai Dasar
Segala pengaduan atau tuduhan yang tidak mempunyai dasar, terutama yang dapat merusak reputasi perusahaan atau karyawan tertentu, akan
dianggap sebagai pelanggaran serius serta dapat dikenai sanksi sampai dengan dan termasuk pemutusan hubungan kerja. Perlindungan bagi pelapor seperti yang dijelaskan pada “Larangan Pembalasan” tidak berlaku bagi pelapor dengan pengaduan maupun bukti yang telah diketahuinya salah atau tidak dilandasi keyakinan akan kebenarannya.